| ●说到多人共同编辑同一个Excel文档，安...... 说到多人共同编辑同一个Excel文档，安全意识强的朋友的第一反应往往是“不可靠”、“会出乱子”，然而不得不承认的是，多人协作制作Excel文档的确有助于提高办公效率。当你的公司需要在最短的时间内统计促销活动的数据时，当校际运动会需要在比赛结束后立刻统计各班的综合成绩时，当老板要求公司各部门协力完成某项重要工程时，由若干人同时向一个Excel工作簿中提交数据，再由专人利用这些数据完成Excel工作簿，对于效率的优化是不言而喻的。那么，想知道如何以最安全的方式让多人协力制作Excel文档吗？继续往下看吧……“工作簿”与“工作表”本文中会多次出现“工作簿”与“工作表”，它们之间的区别在于：“工作簿”是指Excel文档，而“工作表”则是指“工作簿”中的一个表单。如果把工作簿看成一个笔记本，那么工作表就是其中的一页纸。确切地说，工作簿本身就是由若干工作表组合而成的。一、用“共享工作簿”实现分工协作分工协作Excel工作簿，最基本的方法是利用Excel中的“共享工作簿”功能来实现。它可以允许不同用户分别处理同一个工作簿中的不同表单，便于一次性整理所有数据。 应用实例：轻松完成学校成绩处理工作学校里，每次考试过后的成绩处理工作都是非常繁重的。通常，都是让各班的班主任将本班的成绩录入到Excel工作表中，然后再由微机员将这些工作表拷贝到一个工作簿中，最后再集中处理。其实，如果学校搭建了校园网，利用Excel提供的“共享工作簿”功能，完全可以实现多人同时编辑同一个工作簿。建立共享工作簿假设在Teacher机上新建一个工作簿，将第一张工作表命名为“总表”，并为这张工作表设置表头（见图1）。然后，根据学校规模插入相应数量的工作表，并将每张工作表以班级名称命名，再将“总表”中的表头拷贝至每一张班级工作表的顶部，就完成工作簿的框架设置工作了。接下来，执行“工具→共享工作簿”命令，在“共享工作簿”对话框的“编辑”标签下勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”。然后切换到“高级”标签下，将“自动更新时间”调整为5分钟，其余选项均采用默认设置（见图2），该工作簿就会被设为共享工作簿。最后，将该Excel文档保存在能被所有用户访问的共享文件夹中。这时细心的朋友会发现，在屏幕顶端的标题栏中，文件名后面多出了“共享”两个字。至此，共享工作簿就建立起来并可以使用了。  小提示注意不要把共享的Excel工作簿放在Web服务器中，只能使用网络共享文件夹。 多人同时编辑工作簿假设00-1班和02-3班的班主任要同时录入数据，那么他们只要通过“网上邻居”找到并打开我们刚才建立的工作簿，并分别切换到“00-1班”和“02-3班”的工作表中，即可同时进行录入。在操作过程中，除了诸如合并/拆分单元格、删除工作表等功能无法应用外，其他操作与编辑本地工作表并无区别。我们可以在Teacher机上通过点击“保存”按钮查看老师们的工作进展情况。当然由于在前面已经将“自动更新时间”设置成了5分钟，即使不点击“保存”按钮，工作簿数据也会每隔5分钟自动更新一次。二、分工不分家，安全共享Excel工作表上文所述的Excel工作簿共享方法，实际上是由每个用户自行编辑同一个工作簿中各自的工作表，然而是否可以让大家共同处理一个工作表呢？当然可以，只不过如果每个人都能更改所有数据，一旦改乱了，协作就没有任何意义。那么，当多人同时编辑同一个表单时，应该如何保证每个人只能编辑自己的单元格，避免对其他人的单元格误操作呢？Excel的“允许用户编辑区域”功能将解决这个问题，它可以为工作表的不同区域设置不同的密码，分别保护起来，实现“分工不分家”的保护效果。 应用实例：多人协作共同完成工程管理笔者在单位负责建筑工程管理工作，一项工程从报建开始，到竣工验收交付使用，要到各个科室办理相关许可手续。为了保持工程资料的一致性，我们在单位局域网上共享了一个Excel工作簿，其中一个工作表中列出了该工程的所有项目，供各个部门分别填写（见图3）。这样，要避免错填现象发生，就只有给工作表添加区域保护了。  启动Excel 2003（2002版本请仿照此例操作），打开相应的工作簿文档，执行“工具→保护→允许用户编辑区域”命令，打开“允许用户编辑区域”对话框（见图4）。  单击其中的“新建”按钮，进入“新区域”对话框（见图5），在“标题”下面输入一个区域名称（如“交易中心”等，也可以不输入，而直接采用其默认的名称）；按“引用单元格”右侧的红色按钮，此时该对话框变成一个浮动条，用鼠标选择相应的区域（见图3中的区域①所对应的列A至F，也可以直接输入“=A:F”），再按浮动条右侧的红色按钮返回对话框；在“区域密码”下面的方框中输入第一个密码；点击“确定”并重新输入一遍刚才设置的密码，返回到“允许用户编辑区域”对话框中。  重复上一步的操作，完成其他区域的设置工作。全部设置完毕后，单击“保护工作表”按钮，进入“保护工作表”对话框（见图6），两次输入密码后，确定退出。  小提示★各区域一定要设置不同的密码！★单击新区域中的“权限”按钮，可以对网络中的不同用户作进一步的权限设置。 接下来的工作与用“共享工作簿”实现分工协作类似，先允许多用户编辑Excel工作簿，然后把该工作簿放在每个用户都能访问到的共享文件夹中就可以了。当某个用户需要填写资料时，只要打开相应的工作簿文档，在其负责的区域任意单元格上双击鼠标，即可弹出一个“取消锁定区域”的对话框（见图7），输入正确的密码（管理人员将相应的密码告诉相应的用户），即可进入相应的区域，对其进行编辑操作。如果输入的密码不正确，则不能进入相应的区域对其进行编辑操作。  小提示如果管理人员要修改整个表格，需要依次取消工作簿的共享、取消工作表的保护，才能进行修改。修改完成后，再对工作表进行保护和共享即可。[BG01]  |
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